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云南省文山州人民政府办公室


文政办发〔2004〕14 号



文山州人民政府办公室关于进一步规范公文运转程序提高公文处理质量和效益的通知


州政府办公室各科、队（中心）：
为进一步规范州政府办公室公文处理程序，提高公文处理的质量和效益。根据《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）、省政府办公厅公文运转程序和州人民政府精简文件的有关规定，现将有关问题通知如下：
一、发文(含传真电报)审批程序和相关制度
(一)以州人民政府名义印发的文件，审批程序为：文秘副秘书长审核公文格式——对口副秘书长审核把关——州长或副州长、州长助理、秘书长签发。遇到急件，签发领导不在，由办公室主任或分管副秘书长签署补签意见后，文印室才印发。
(二)以州人民政府办公室名义印发的文件(含不编文号的通知)，由文秘副秘书长审核公文格式——秘书长或办公室主任、分管副秘书长签发。遇到急件，签发领导不在，由文秘副秘书长签署意见后，文印室才印发。
(三)会议纪要由主持召开会议的州政府领导或秘书长、对口副秘书长签发。
(四)为精简文件，提高办文质量，各口负责人要加强公文的把关。州政府及办公室所发公文要言之有物，实事求是，反对空话套话，力戒形式主义和文牍主义。对省政府及省政府办公厅下发的文件，州政府及办公室没有明确贯彻实施意见或要求的，不再进行简单转发。报纸上已经公开刊登的文件或领导讲话，原则上不再以文件形式转发或下发。以各类领导小组、指挥部名义下发的文件，一般不再以州政府或州政府办公室文件行文。
(五)凡盖州人民政府印章（含钢印），必须经州政府领导签字后方可用印；凡盖州政府党组印章，必须经党组书记、副书记或其委托的党组成员签字后方可用印；凡盖州人民政府办公室印章，必须经办公室领导签字后方可用印。
(六)建立公文差错通报制度。从2004年1月1日起在办公室内部实行公文差错情况通报制度，每季度通报一次。继续执行州政府及办公室发文和召开会议情况通报制度，每月通报一次。
(七)从2004年1月1日起，在州政府及办公室所发文件(含传真电报)的页末印制公布校对人姓名。
二、公文运转办法
(一)签收拆封。凡由州政府办公室内、外收发签收的公文、信件等，由文秘科接收核对后按下列方式处理：收件人是领导同志的，送领导同志秘书科签收、拆封；收件人是州政府和州政府办公室的，由文秘科签收、拆封；收件人是各科、队（中心）的，由收件单位签收、拆封。
(二)传批传阅。内、外收发员收到公文后，要对其进行分类、登记，即：一是办件，转送或报送州政府或州政府办公室的需要办理或审批的公文；二是阅件，转送或报送州政府或州政府办公室阅知的公文；三是批示件，即州委、州政府领导、巡视员、助理巡视员、州长助理、州政府秘书长以及副秘书长直接批示的公文。统一送文秘副秘书长分批，按分批意见传送。
1、公文传阅过程严格执行签收制度。州政府或办公室领导的公文传阅，由对口的科室工作人员签收或本人签收。
2、传批、传阅顺序原则上按照领导同志的排序进行，一般传审批件由后向前分送，传阅件由前向后分送。
3、传批过程中，需送州长批示的公文，一般应在其他州政府领导批示后再呈州长。
4、如遇领导同志出差或因其他原因不能正常批阅公文时，办件、批示件由承办科室与该领导同志商定传批方式。
5、凡送州政府领导或办公室领导传批、传阅的公文，对口科室要及时传送，领导阅后的批示要及时办理。对一些急件要提醒或电话请示领导后及时办理，最后在传阅卡的“处理结果”栏填写办理结果。
6、密级文件或密码电报的传阅严格按照分批意见分送，其管理和保存严格按照有关规定办理。
7、各承办科室要严格执行复印件章制度，加盖复印件章的复印件具备和原件一样的效力，按原件保管方法保存。
(三)公文归档
1、州政府办公室正式印发的公文，由各承办科室负责将办文过程中的“发文审批单”、完整、清楚的底稿和公文原件，收集齐全后交文秘科统一立卷归档，并按《档案法》要求，每年6月30日前将上年度的公文立卷归档完毕，确保通过州档案馆的年度检查。
2、凡州政府领导的批示件、州政府和办公室领导外出参加全国或全省性会议的材料、资料、州政府及州政府办公室组织召开的全州性会议材料、州政府领导外出调研的资料（包括录音、录像、图片等），均要及时或年底统一交文秘科立卷归档，以保证州政府及办公室公文的完整、安全和及时提供利用。
3、州政府办公室会计档案、工程建设图纸、房地产证书等，要按规定统一交文秘科存档。
上述要求，执行时间除有明确的规定外，其余均从发文之日开始执行。


二ＯＯ四年二月五日